La Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE) est un outil de transparence destiné au dialogue social dans l’entreprise. Elle permet aux Instances Représentatives du Personnel (IRP) d’accéder à toutes les données économiques, sociales et environnementales nécessaires à leur mission, dont le contenu varie en fonction de la taille de l’entreprise.

La mise en place d’une BDESE est obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés, conformément au Code du travail. Pour les entreprises de plus de 300 salariés, certaines obligations supplémentaires s’appliquent, notamment concernant le contenu et les mises à jour des données.

Une solution logiciel performante garantit :

- Une réactivité optimale dans la mise à jour des données.
- Une gestion fluide des données sociaux et économiques.
- Une organisation efficace des données pour faciliter la prise de décision.

Il offre un accès sécurisé aux informations, tout en assurant la conformité avec le droit du travail et les obligations légales en vigueur.

Cela dépend de la taille de l’entreprise.

- Pour les entreprises de plus de 300 salariés, la loi impose un support numérique (article R. 2312-12 du Code du travail).
- Pour les entreprises entre 50 et 299 salariés, l’employeur a le choix entre une BDESE papier ou numérique, sauf si un accord d’entreprise impose le format numérique.

Rigidité du modèle → Fonctionnalités standardisées, faible marge de personnalisation, interopérabilité limitée et réversibilité des données restreinte.

Absence d’adaptations spécifiques → Aucune possibilité de développements sur mesure selon les besoins de l’entreprise.

Inconvénients tarifaires → Coût variable selon le nombre d’entités et d’utilisateurs, pouvant devenir rapidement élevé.

Risques d’exploitation frauduleuse → Le prestataire ou l’hébergeur pourrait potentiellement accéder aux données stockées.

Vulnérabilités sécuritaires → Exposition aux cyberattaques, bugs ou fuites de données, avec une incertitude sur la localisation des serveurs.

Dilution des responsabilités → En cas d’incident, la responsabilité peut être partagée entre le prestataire et l’hébergeur, rendant les recours complexes.

Risque de perte définitive des données → En cas de faillite du prestataire, la BDESE pourrait devenir inaccessible, mettant en péril la conformité réglementaire.

Une BDESE conforme repose sur une approche mixte combinant Base de Données (tableaux dynamiques) et Gestion Électronique de Documents (GED). C’est exactement ce que propose La-BDESE®.

Un tableur (Excel, Google Sheets, SharePoint…) n’est pas une solution viable, car il ne constitue pas une véritable base de données informatique. Il ne permet ni une gestion fine des droits d’accès, ni la confidentialité et la traçabilité des données. De plus, la législation impose désormais le dépôt de certains rapports et bilans dans la BDESE, comme le Rapport Handicapés, les Rapports Financiers ou les Accords d’Entreprise.

De la même manière, une solution 100% GED est fortement déconseillée. Elle rend la l'actualisation des données plus complexe et chronophage, notamment pour les informations mensuels qui doivent être actualisés régulièrement. Elle ne facilite pas l’exploitation et l’appropriation des données par les élus du personnel, alors même que la loi impose une présentation claire et accessible. Contrairement à une base de données dynamique, une GED ne permet pas l’import automatisé des données RH/paie/DSN, ni les calculs instantanés comme les moyennes, les totaux ou les prévisions. Or, certaines obligations récentes, comme l’Index Égalité F/H, imposent précisément d’effectuer des calculs à partir des indicateurs, ce qui est impossible avec une simple compilation de documents.

L’aspect juridique est également à prendre en compte. La justice a déjà condamné les entreprises se contentant de stocker des documents sans offrir d’accès direct aux informations sous l’item concerné. Une simple compilation de fichiers ne permet pas de satisfaire à l’obligation légale de mise à disposition des données sous une forme exploitable. Par ailleurs, la réglementation évolue clairement vers une substitution des rapports et bilans aux IRP par des éléments d’information insérés dynamiquement dans la BDESE.

Face à ces constats, il est risqué d’opter pour une solution reposant exclusivement sur l’un des deux formats, sachant que les exigences réglementaires peuvent évoluer et imposer l’un ou l’autre. Avec La-BDESE®, vous avez le choix : vous pouvez utiliser uniquement l’un des deux modes ou les combiner, avec un accompagnement personnalisé pour une gestion optimale.