SOLUTION WEB SUR MESURE A HAUTE VALEUR AJOUTÉE de :
La BDESE - Base de Données Economiques Sociales et Environnementales
(+ modules "Gestion IRP/CSE" et "Elections professionnelles" bientôt disponibles)

  • Partenariat avec un cabinet d'expertise RH spécialisé dans les relations sociales, le CSE et la BDESE : HR-SWITCH
  • Application web dédiée et évolutive fonctionnant en mode externalisé (SaaS privé) ou internalisé ("On Premise" : Intranet, PC isolé...)
  • Haute conformité réglementaire : Rubriques & Indicateurs pré-définis (structure entièrement adaptable), gestion fine des permissions et de la confidentialité...
  • Hauts niveaux de sécurité (cryptage des données, sécurisation des PDF, historisation des évènements...), de configuration et d'authentification
  • Données multi-formats : tableaux dynamiques subdivisés (catégorisation sur mesure des Indicateurs et de la Périodicité...) + GED (gestion documentaire)
  • Imports automatisés sur mesure à partir de fichiers xls/csv (fichiers internes ou extractions depuis tous types de logiciels de paie/rh/dsn...) : à lire
  • Modules à valeur ajoutée (Boutons de calcul : totaux, répartitions en %, moyennes, variations annuelles, prévisions...etc, Graphiques dynamiques, Calendrier social avec Messagerie, Moteur de recherche plein-texte...)
  • Possibilité de développements spécifiques ("à façon")
  • Utilisable également à des fins de :
    - tableaux de bord/reporting (rh-financier)
    - partage collaboratif & intranet documentaire (moteur de recherche...)
  • Quatre ans d'expérience sur la BDESE, plus de 90 clients...

PACKAGE COMMERCIAL COMPLET INCLUANT :
Mise en place sous 48H (après signature du bon de commande)
Adaptation sur mesure de la BDESE (structures, interface, charte graphique...)
Reprise gratuite des anciennes données (PDF/XLS, autre BDESE...)
Possibilité d'alimentation externalisée des Indicateurs
Support tél/email illimité + Lettre de veille périodique

ACHAT SOCIALEMENT RESPONSABLE :
Entreprise d'Insertion (ESUS) + Entreprise Adaptée (agrément en cours) :    valorisez vos critères RSE et réduisez jusqu'à 50% votre contribution Agefiph
Remise de 33% à 50% accordée aux organisations à but non lucratif (associations, fondations, EPA...) ainsi qu'aux SIAE


NOUVEAU !
    Possibilité d'alimentation externalisée des Indicateurs
    (service optionnel payant : cf. page 4 du PDF Tarification)



PRINCIPALES NOUVEAUTES (V2.3) :
  • Calendrier de Saisie pour les Gestionnaires (Fonctions de recherche, Notifications de rappel automatique...)
  • Calcul automatique de l'Index Egalité F/H (à lire)
  • Bibliothèque sociale (Accords d'entreprise, PV des réunions...)
  • Charte graphique personnalisable
  • Didacticiels en ligne personnalisables


PRINCIPALES EVOLUTIONS A VENIR (V3) :
  • Gestion IRP (Heures/Bons de délégation, Registres Q/R, RIC, RP...)
  • Vote électronique (Elections professionnelles, Réunions CSE...)
  • Détection de potentielles anomalies (ex: Variations importantes de données)
  • Reporting social (Module de Requêtes/Graphiques, Tableaux de bord RH)
  • Suggestion de données prévisionnelles (Analyse prédictive)

Capture d'écran la solution BDESE, logiciel de gestion de BDESE


DOCUMENTATION COMMERCIALE :

   Tarification & Modes de fonctionnement   (MAJ 01/01/2021)




Testez la solution en toute sérénité

Testez l'aplication La-BDESE en toute sérénité

Nous vous proposons une démonstration à distance de la solution (compter 30 à 60 mns) à l'issue de laquelle vous pourrez continuez à tester gratuitement et sans engagement La-BDESE ® pendant un mois.

Alors n'hésitez plus :

Contactez-nous !




L'essentiel sur La-BDESE ®

Solution web
dédiée

  • Fonctionnement Internalisé
    (On Premise : Intranet, PC isolé...)
    ou Externalisé (SaaS PRIVE avec Infogérance totale du serveur : pas de SaaS MUTUALISE pour raisons de sécurité, personnalisation et simplification tarifaire : à lire)
  • Solution mixte : Base de Données (alphanumériques) + Documents (GED)
    Possibilité d'utiliser un seul mode ou les deux (choix conseillé : à lire...)
  • Licence d'utilisation mensuelle ou pérenne (à vie) sans limitations (nombre d'entités/d'utilisateurs illimité...)

Haut niveau de sécurité
et de protection

  • Cryptage du code et des données (inexploitables en cas de piratage)
  • Surveillance 24h/24h des serveurs externalisés par un cabinet(haute disponibilité, tests réguliers de vulnérabilité par un cabinet spécialisé...)
  • Possibilités d'authentification renforcée (filtrage d'accès selon plages horaires/IP, auth. double facteur...)
  • Visionneuse sécurisée embarquée (avec filigrane personnalisable)
  • Code source déposé à l'A.P.P.
    (avec clause d'accès pour nos clients)

Hautes capacités de personnalisation

  • Solution hautement paramétrable (structure organisationnelle, rubriques, indicateurs, années affichées, modules, graphiques, notifications…etc)
  • Import/export possible des données par Excel (indicateurs & utilisateurs)
  • Alimentation possible par des fichiers plats (ex. fichiers paie/rh, dsn...)
  • Technologies web standard : hautes capacités d'interopérabilité
  • Développements à façon en cas de besoins spécifiques (coûts réduits, adaptations mineures offertes...)

Conforme aux Réglementations

  • Conformité aux dernières évolutions réglementaires (Ordonn. Macron : contenu supplétif en vigueur depuis le 27.12.2017, RGPD : fourniture d'un registre des traitements...)
  • Conformité aux normes d'accessibilité web RGAA et WCAG
  • Gestion fine des périmètres d'accès (entités, rubriques, documents…)
  • Gestion fine de la confidentialité (durée, motif...) et traçabilité

Achat économique
& socialement responsable

  • Start-up IT rattachée à l'Economie Sociale & Solidaire (agréement ESUS => critères RSE, clauses sociales...)
  • Adhérente à plusieurs chambres professionnelles (Syntec, Cinov...)
  • Tarification simple, flexible et compétitive (pas de coûts variables ni cachés, tarif Groupe avantageux...)
  • Mise en oeuvre rapide (48H après commande), Mises à jour facilitées
  • Maintenance corrective à vie
    (garantie légale de conformité)

Autres services
& Apport d'affaire

  • Package commercial complet :
    Personnalisation structure BDESE +
    Support tél/email illimité +
    Lettre de veille/Fonds documentaire
  • Reprise des anciennes données (depuis fichiers pdf,xls... ou autre BDESE)
  • Services de veille spécialisée (sociale, juridique, réglementaire...)
  • Vous êtes Distributeur/Revendeur ?
    Ou bien Influençeur/Prescripteur ? (cabinet de conseil/formation, IRP…)
    => Bénéficiez d'une commission après-vente de 10 à 20% !
Exemple de construction d'un (tableau) Indicateur :


La-BDESE ® : l'automatisation sur mesure

La-BDESE ® est la seule solution de BDESE sur le marché à proposer une alimentation automatisée TOTALEMENT SUR MESURE, c'est à dire :
  • • qui s'adapte à n'importe quelle(s) source(s) de données externes
    (extractions XLS/CSV/ODS depuis tous types de SIRH et Progiciels de gestion Paie/RH/DSN...)
  • • qui respecte un cahier des charges personnalisé pour le calcul et la présentation des Indicateurs ("règles métier" du client)
  • • qui vous permet de créer éventuellement de nouveaux indicateurs spécifiques (type Tableaux de Bord RH...)
  • • qui détecte les types de données encore inconnus et vous prévient en cas d'anomalies dans les fichiers sources (...)
Cela est possible grâce au fonctionnement dédié de l'application (installation spécifique du logiciel et de sa base de données sur un serveur privé pour chaque client),
à la différence du mode SaaS mutualisé traditionnel (à lire à ce sujet).

Pour en savoir plus, voir notre brochure Tarification & Modes de fonctionnement à partir de la page 6 ("Import automatisé de flux de données externes")

NOUVEAU :
1) Alimentation directe d'une cinquantaine d'Indicateurs à partir du flux DSN 2020 (format TXT)
2) Détermination immédiate des Indicateurs automatisables à partir des données unitaires pouvant être fournies par le client (grâce à un nouveau script web)

Rappels réglementaires et Avis consultatifs

  1. Synthèse réglementaire :
      La Base de Données Économiques, Sociales & Environnementales (BDESE), appelée aussi auparavant Base de Données Unique (BDU), instituée par la Loi sur la Sécurisation de l'Emploi de juin 2013, est une obligation légale (lien 1, lien 2, lien 3) depuis juin 2015 pour toutes les entreprises et plus généralement toutes les organisations en France de plus de 50 salariés (effectif global au 31.12 de l'année précédente) soumises à la législation relative aux Comités d'Entreprise (i.e. entreprises et organisations de droit privé + établissements publics de type EPA/EPIC employant du personnel dans les conditions du droit privé).
      L'absence de mise en oeuvre expose l'entreprise à une condamnation civile et pénale pour délit d'entrave (aggravée en cas de non-application postérieure à un contrôle de l'inspection du travail) : ainsi, au 31/12/2017, plus d'une douzaine de condamnations ont déjà été prononcées par des Tribunaux, le plus souvent à l'initiative de CE et de syndicats, obligeant les entreprises concernées à la mise en place d'une BDESE sous une semaine et sous astreinte de 300€ à 5000€ par jour de retard...
      De même, en l'absence de BDESE, l'employeur doit intégralement financer l'expertise pour préparer la négociation sur l'égalité professionnelle (dans les entreprises de plus de 300 salariés).
      la BDESE doit servir de support informationnel aux IRP dans le cadre des trois informations-consultations annuelles du CE/CSE ainsi que pour les rapports & bilans (ou, en guise de substitution, des éléments d'information commentés) transmis de façon récurrente aux IRP depuis le 01.01.2017, et ce conformément à l'Ordonnance Macron N°2017-1386 du 22.09.2017 et son Décret d'application N° 2017-1819 du 29.12.2017 (paragraphe II sur la BDESE), aux Lois Macron et Rebsamen de 2016 et à l'Article 18 de la Loi Travail du 08.08.2016 (qui prévoit notamment que dans les entreprises de plus de 300 salariés la transmission de certaines informations trimestrielles au CE doit se faire désormais dans la BDESE).
      Les Ordonnances Macron amplifient le rôle de la BDESE comme outil essentiel du dialogue social, d'une part en favorisant le développement des négociations d'entreprise, d'autre part avec le nouvel art. L. 2312-21 du Code du Travail selon lequel "un accord d'entreprise (ou de branche) peut définir l'organisation, l'architecture, le contenu ainsi que les modalités de fonctionnement (...) de la BDESE".
      Les dispositions d'ordre public continuent à s'appliquer (art. L. 2312-18 du Code du Travail), notamment celle obligeant "la mise à disposition à l'autorité administrative de (certains) éléments d'information à partir de la BDESE" sachant que "la mise à disposition actualisée vaut transmission à cette autorité".
  2. Extraits du Décret du 27.12.2013 et de la Circulaire du 18.03.2014 sur la BDESE :
    • « La constitution de la BDESE vise notamment à présenter de manière plus intelligible, simple et dynamique les informations transmises de manière récurrente au CE »
    • « La mise en place de la BDESE consiste notamment à repenser la manière dont les informations qui sont aujourd'hui communiquées au CE sont présentées et agencées »
    • « Leur présentation dans différents rapports et supports conduit souvent les élus à disposer dune information très formelle et segmentée dont le caractère séquencé dans le temps ne facilite pas l'obtention d'une vision d'ensemble »
    • « Les éléments d'information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le présent code (du travail) »
    • « Toutes ces informations seront réparties entre les différentes rubriques de la base de la façon qui soit la plus pertinente possible pour faciliter leur exploitation et leur appropriation par les élus »
  3. Extraits de la Lettre de la DGT à l'ANDRH (08.07.2014)
    • « Les entreprises pourront, dès la mise en place de la BDESE, choisir de ne plus communiquer au Comité d'Entreprise les informations et rapports transmises de manière récurrente, comme le bilan social ou le rapport sur la situation comparée H/F.
    • Toutefois, cette substitution est subordonnée à deux conditions destinées à garantir le même niveau d'information des représentants du personnel qu'aujourd'hui :
    • - d'une part, que les éléments d'information de la BDESE soient régulièrement mis à jour, au minimum dans le respect des périodicités du Code du Travail
    • - d'autre part, que l'employeur mette à disposition des membres du CE les éléments d'analyse ou d'explication lorsqu'ils sont prévus par le Code du Travail
    • Les entreprises qui choisissent la voie de la substitution devront, à l'évidence, s'assurer que la totalité des informations contenues dans les rapports & bilans destinés au CE est mise à disposition dans la BDESE. »
  4. Rapport "Travail, Emploi et Numérique" du Conseil National du Numérique (janv. 2016, recommandation N°16 p.164-165) :
    • « La publication de la BDESE souffre d’un grand nombre d’insuffisances, qui ne permettent pas qu’elle soit véritablement utilisée par les syndicats.
    • Or, dans le cadre d’une gouvernance d’entreprise qui s’appuie de plus en plus sur un ensemble de données, il est essentiel d’assurer la transparence des données clefs qui gouvernent la stratégie de l’entreprise, pour alimenter un dialogue social riche.
    • Il est donc nécessaire que la BDESE soit publiée sous la forme d’une véritable base de données informatique présentant de manière plus intelligible, dynamique et annualisée les informations transmises de manière récurrente aux IRP. Cela permettrait à ces dernières de véritablement les analyser et les utiliser pour nourrir leurs missions associées à leur mandat.
    • Les données pourraient être publiées dans un format ouvert, afin d’être réutilisables.
    • L’établissement des données devrait faire l’objet d’un dialogue et la base pourrait être co-construite avec les partenaires sociaux. »
  5. Avis du CESE sur "Le développement de la culture du dialogue social en France" (mai 2016, recommandation N°13 p.60) :
    • « Le CESE recommande, pour s’assurer que la base de données économiques et sociales (BDESE) réponde effectivement à l’objectif d’un meilleur partage des informations stratégiques entre l’employeur et les représentants des salarié.e.s, de procéder à une évaluation de sa mise en œuvre, des difficultés rencontrées, des conditions d’appropriation de cette base par les parties prenantes, de sa mobilisation au cours des procédures d’information-consultation et de négociation.
    • Le CESE recommande de renforcer l’accès et la lisibilité des informations contenues dans la BDESE notamment en développant des bases de données digitales permettant de répondre à de requêtes précises.
    • En outre, cette évaluation devrait porter à terme sur l’articulation et la complémentarité entre la BDESE et les autres documents d’information obligatoires renseignant la politique économique et sociale de l’entreprise. »
  6. Évolution des CE : effets et usages des nouveaux outils de consultation issus de la Loi de Sécurisation de l’Emploi (LSE) (Rapport IRES, 01.12.2016)
    • « Des « solutions » informatiques avancées existent, mais elles sont encore peu déployées et les BDESE observées prennent souvent la forme d’une gestion électronique de fichiers PDF ou de classeurs Excel peu exploitables (et souvent non enregistrables par les utilisateurs, sauf à réaliser de complexes captures d’écran).
      Pour apparaître utile, La BDESE doit offrir aux représentants du personnel des informations dont ils ne disposent pas déjà avec l’expertise ou ce qui leur était déjà communiqué en CE.
      Les questions du périmètre de La BDESE (société ou groupe) et de l’accès des représentants des différents niveaux (comité de groupe, d’entreprise et d’établissements) aux données des divers établissements détermineront probablement son appropriation..»
  7. Avis du CESE sur "Repérer, prévenir et lutter contre les discriminations syndicales" (juillet 2017, recommandation N°22 p.78) :
    • « Dans l’état actuel du droit, le Conseil économique, social et environnemental recommande aux entreprises de mettre à disposition des organisations syndicales dans le cadre du bilan social et/ou de la base de données économiques et sociales (BDESE), des indicateurs complémentaires permettant d’apprécier par tranche d’âge, la rémunération et la qualification des salarié.e.s et des mandaté.e.s, sans préjudice du respect de la confidentialité des salaires.
      Ces indicateurs permettraient de détecter les écarts sur les évolutions de carrière et de rémunération, d’en rechercher l’origine et le cas échéant, d’engager un dialogue avec la direction pour définir des actions correctives. »
  8. CE : les propositions du Cercle Maurice Cohen (juin 2017)
      Institué fin 2015, le cercle de réflexion Maurice Cohen est le 1er think tank des comités d’entreprise. Il a présenté le 07.06.2017 le fruit de ses travaux menés depuis près d'un an.
    • « La BDESE doit être une vraie base de données et pas seulement une base documentaire incompréhensible.
      Il faut un tableau avec six colonnes (les deux dernières années, l'année en cours et les trois années à venir) avec des chiffres permettant de mesurer facilement des évolutions. Pour les données prospectives, la faculté donnée à l'employeur de présenter des grandes tendances devrait être supprimée pour l'obliger à présenter un véritable business plan. Dernier élément, les orientations stratégiques de l'entreprise devraient inclure les opérations de fusion et cession programmées.»
  9. La reconnaissance et la valorisation des compétences des représentants du personnel et des mandataires syndicaux (Rapport au Ministre du Travail, août 2017)
    • « Proposition n°7 :
      Pour les entreprises de plus de trois cents salariés, inclure dans la base de données économiques et sociales (BDESE), une rubrique permettant, en conservant l’anonymisation des situations, de comparer le rythme des évolutions de carrière des élus du personnel et mandatés avec les autres salariés de l’entreprise à partir de critères et d’un panel négociés dans l’entreprise.»
  10. La négociation collective en 2016 (Dares, Min. du Travail, 21.09.2017)
    • « Malgré les nouvelles et récentes dispositions devant permettre l’enrichissement de la base de données économiques et sociales (BDESE) – mise à disposition pour le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), rubrique égalité professionnelle, transmission des informations trimestrielles... – et les incitations à la conclusion d’accords collectifs (contenu, modalités, déclinaison aux différents niveaux...), force est de constater, pour l’instant, que les entreprises ne se sont pas emparées de cet outil que devrait être La BDESE. Malheureusement, peu d’entreprises ont négocié le contenu de La BDESE et la plupart des employeurs l’ont mise en place unilatéralement avec le risque qu’elle ne réponde pas aux attentes des acteurs sociaux dans l’entreprise et qu’elle ne soit pas un outil utile au dialogue social.»

QUEL FORMAT POUR la BDESE ?

Une solution bien conforme de BDESE est logiquement une solution mixte Base de Données alpha-numériques (tableaux dynamiques) + Base Documentaire (GED)... C'est ce que propose La-BDESE ®.

Bien entendu, cela ne peut être une solution de type Tableur (Excel/GoogleSheets/Sharepoint...), d'abord parce qu'un tableur n'est pas une "base de données informatique" en soi, ensuite parce qu'il est impossible de gérer des droits d'accès distincts, la confidentialité, la traçabilité et bien d'autres aspects encore avec un tel outil, enfin parce qu'il est désormais nécessaire de déposer certains rapports & bilans dans la BDESE (ex. Rapport Handicapés, Rapports Financiers, Accords d'Entreprise ex. GPEC...etc).

Quant au choix d'utiliser un outil 100% GED, il est fortement déconseillé pour plusieurs raisons :
• Il est plus difficile et plus chronophage de mettre à jour régulièrement la BDESE comme l'exige la Loi (en particulier les indicateurs mensuels...)
• Les élus du personnel peuvent considérer à raison que ce format ne permet ni de faciliter "l'exploitation des données et leur appropriation" ni de "faciliter l'obtention d'une vision d'ensemble"... deux points également exigés par la Loi (cf. infra : 2. Extraits du Décret du 27.12.2013 et de la Circulaire du 18.03.2014 sur la BDESE)
• Le mode documentaire ne permet pas d'exploiter pleinement les possibilités offertes par un stockage Data avec des fonctionnalités telles que : l'import automatisé de données externes (ex. progiciels paie/rh/dsn...), des boutons de calculs sur les indicateurs (ex. moyennes, totaux, %, variations, prévisions...), l'affichage de graphiques interactifs avec des formats variés, des outils de reporting, la génération de rapports dynamiques à partir des indicateurs...etc
De nouvelles obligations réglementaires imposent d'ailleurs d'effectuer des calculs à partir des indicateurs de la BDESE à l'instar du nouvel Index Egalité F/H, ce qui est évidemment impossible à réaliser à partir de documents.
• La justice condamne la mise en place d'une BDESE structurée sous forme d'une simple compilation de documents (ex. TGI Bobigny 01.09.2016 :
"Il appartient à l'employeur, dans une mise à disposition informatique, de permettre un accès direct à l’information sous l’item considéré, un simple renvoi non circonscrit à un rapport, ou bilan ou tout autre document ayant une vocation globale, ne permettant pas de satisfaire à son obligation légale")

• La réglementation évolue clairement vers une substitution des rapports & bilans transmis de façon récurrente aux IRP à des éléments d'information insérés dynamiquement dans la BDESE (ie. tableau de données commentées)

De façon plus générale, il est très risqué de choisir une solution reposant exclusivement sur l'un des deux modes, sachant que la réglementation peut à tout moment imposer implicitement l'utilisation de l'un de ces modes (voire des deux)...
Mais qui peut le plus... peut le moins : avec La-BDESE ®, nos clients peuvent faire le choix d'utiliser seulement l'un des deux modes auquel cas nous les conseillons sur les meilleures pratiques à adopter !
(à lire aussi : "N’utilisez ni une GED ni Excel pour votre BDESE")

Plusieurs raisons d'éviter une solution de BDESE en mode SaaS Mutualisé (Cloud Public) :


  • Rigidité du modèle mutualisé : fonctionnalités et évolutions du logiciel (voire de la structure de la BDESE) standardisées pour tous les clients avec faibles possibilités de paramétrages, d'interopérabilité et de réversibilité des données

  • Impossibilité d'adaptations spécifiques (développements à façon)

  • Inconvénients tarifaires : tarification variable notamment en fonction du nombre d’entités et d’utilisateurs…etc


  • Risques d’exploitation frauduleuse des données par le prestataire ou l'hébergeur du fait de leur accessibilité à la base de données

  • Risques sécuritaires : accès aux données par des tiers en cas de bug ou de piratage informatique + incertitudes sur la localisation des données

  • Risque de dilution des responsabilités entre le prestataire et l'hébergeur en cas de préjudice consécutif à un incident + Risque de disparition du prestataire...et de la BDESE.


Ils nous font confiance...



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Logo Lactalis
Logo Groupe Soparind Bongrain
Logo France Loisirs
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Logo Agirc-Arrco
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Logo Salins de Bregille

Et plus de 90 autres clients de toutes tailles (PME/ETI, GE, EPIC)...


Ils parlent de nous...



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Partenariat avec le cabinet d'expertise RH :

Logo HR-SWITCH

Comment vous y prendre pour mettre en place votre BDESE ?

Vous manquez de temps, de ressources ou d’expertise pour mettre en place votre BDESE ?
Vous souhaitez élaborer, paramétrer et exploiter une BDESE à la fois réglementaire, adaptée à votre entreprise, et à haute valeur ajoutée ?
Afin de faciliter le projet de mise en place et d’élaboration de votre BDESE et d’en optimiser l’utilisation,
SAS Kalliste a mis en place un partenariat avec la société de conseil HR-SWITCH
afin de vous faire bénéficier d’un accompagnement global ou bien vous faire assister lors d’une étape spécifique :



  • Bien identifier les informations à y faire figurer
  • Elaborer et valider avec les IRP un contenu à la fois réglementaire et adapté à l’entreprise
  • Répertorier, classer et élaborer la bibliothèque de données sociales

  • Déterminer les paramètres adaptés et les rapports à produire
  • Définir la bonne périodicité et s’ancrer dans le calendrier social
  • Bien utiliser la BDESE dans le cadre des consultations…

HR Switch peut vous accompagner à chaque étape de votre projet,
depuis son élaboration jusqu'à sa mise en œuvre et son suivi.