Qu'est ce que la BDESE ?
La BDESE, acronyme de Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales, est un dispositif légal et obligatoire dans toute organisation de plus de 50 salariés en France.
Elle constitue un répertoire numérique regroupant des informations sur les grandes orientations économiques, sociales et environnementales d'une entreprise.
Cette base de données unique, mise à disposition des instances représentatives du personnel, soit principalement le Comité Social et Économique (CSE), sert de fondement dans le cadre des consultations récurrentes avec l'employeur.
La BDESE couvre un large éventail de sujets, allant des conditions de travail aux rémunérations des salariés et dirigeants, en passant par les grandes orientations économiques et sociales de l'entreprise. Elle inclut également des indicateurs sur l'égalité entre les femmes et les hommes, ainsi que des informations sur les activités sociales et culturelles.
Ce dispositif, ancré dans le Code du travail et dont le contenu est régulièrement mis à jour par le Législateur, vise à promouvoir la transparence et à faciliter le dialogue social au sein de l'entreprise.
BDESE : les principales obligations réglementaires
1. Extraits du Décret du 27.12.2013 et de la Circulaire du 18.03.2014 sur la BDESE :
o « La constitution de la BDES vise notamment à présenter de manière plus intelligible, simple et dynamique les informations transmises de manière récurrente au CE »
o « La mise en place de la BDES consiste notamment à repenser la manière dont les informations qui sont aujourd'hui communiquées au CE sont présentées et agencées »
o « Leur présentation dans différents rapports et supports conduit souvent les élus à disposer d'une information très formelle et segmentée dont le caractère séquencé dans le temps ne facilite pas l'obtention d'une vision d'ensemble »
o « Les éléments d'information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le présent code (du travail) »
o « Toutes ces informations seront réparties entre les différentes rubriques de la base de la façon qui soit la plus pertinente possible pour faciliter leur exploitation et leur appropriation par les élus »2. Extraits de la Lettre de la DGT à l'ANDRH (08.07.2014) :o « Les entreprises pourront, dès la mise en place de la BDES, choisir de ne plus communiquer au Comité d'Entreprise les informations et rapports transmises de manière récurrente, comme le bilan social ou le rapport sur la situation comparée H/F.
o Toutefois, cette substitution est subordonnée à deux conditions destinées à garantir le même niveau d'information des représentants du personnel qu'aujourd'hui :
o - d'une part, que les éléments d'information de la BDES soient régulièrement mis à jour, au minimum dans le respect des périodicités du Code du Travail
o - d'autre part, que l'employeur mette à disposition des membres du CE les éléments d'analyse ou d'explication lorsqu'ils sont prévus par le Code du Travail
o Les entreprises qui choisissent la voie de la substitution devront, à l'évidence, s'assurer que la totalité des informations contenues dans les rapports & bilans destinés au CE est mise à disposition dans la BDES. » Obligation en terme de contenu
La BDESE est obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés en France.
Cependant, son contenu et ses modalités de mise en place varient selon l'effectif de l'entreprise.
Pour les entreprises de moins de 300 salariés (et au moins 50 salariés), une version simplifiée de la BDESE est requise, tandis que les entreprises de plus de 300 salariés doivent fournir une version plus détaillée, incluant des indicateurs supplémentaires.
Bien que non contraint par la législation, l'employeur d'une entreprise de moins de 50 salariés peut volontairement opter pour la mise en place de la BDESE afin d'améliorer sa gestion et sa communication interne.
En plus des indicateurs de l’année en cours, la BDESE doit également inclure les données des deux années précédentes et des trois années suivantes sous forme de prévisions.
Obligation de mise à jour régulière de la BDESE
L'employeur est tenu de mettre à jour la BDESE au moins une fois par an afin de refléter les changements au sein de l'entreprise, ainsi que les nouvelles données réglementaires ou économiques. Les actualisations régulières garantissent que les représentants du personnel disposent toujours des informations nécessaires pour un dialogue fondé sur des données à jour.
Pour les organisations de plus de trois salariés, la mise à jour doit être trimestrielle sur un certain nombre d'indicateurs mensuels de l'année en cours.
Obligation d'accès sécurisé et de confidentialité
La BDESE doit être accessible en permanence et disponible en consultation libre pour les parties concernées. Ainsi, l’employeur doit garantir un accès sécurisé à la BDESE, réservé aux représentants du personnel autorisés. Des mesures de sécurité, comme les accès restreints ou les niveaux de confidentialité, doivent être appliquées pour protéger les informations sensibles.
Les sanctions en cas de non-respect de la BDESE
En cas de non-respect des obligations de mise en place, d'actualisation ou de sécurisation de la BDESE, l’employeur s’expose à des sanctions.
Une BDESE incomplète ou inaccessible peut être considérée comme un défaut d’information du CSE, pouvant mener à des recours juridiques et à des amendes pour l’entreprise.
Le non-respect des obligations liées à la BDESE peut entraîner diverses sanctions pour l'employeur. Ces sanctions sont prévues par le Code du travail et visent à garantir la mise en place effective de cet outil.
En cas de BDESE incomplète ou non mise à jour, l'employeur s'expose tout d'abord à des poursuites pour délit d'entrave au fonctionnement du CSE. Ce délit peut être sanctionné par une amende pouvant atteindre 7 500 euros, voire une peine d'emprisonnement d'un an dans les cas les plus graves.
Au-delà des sanctions pénales, le non-respect des obligations liées à la BDESE peut avoir des conséquences majeures sur le plan civil et social. Les représentants du personnel et/ou les membres du CSE peuvent saisir le tribunal judiciaire afin d’exiger la mise en conformité de l’entreprise sous astreinte.
De plus, l’absence ou l’insuffisance de la BDESE peut fragiliser les procédures de consultation du CSE, voire les invalider. Cela peut notamment remettre en cause la validité de certaines décisions de l’employeur, telles que des réorganisations ou des plans de sauvegarde de l’emploi (PSE).
Il est donc dans l'intérêt de l'entreprise de respecter scrupuleusement ses obligations en matière de BDESE, non seulement pour éviter les sanctions, mais aussi pour garantir la validité de ses processus décisionnels et maintenir des discussions constructives.
Les principaux Avis Consultatifs sur la BDESE
1. Rapport "Travail, Emploi et Numérique" du Conseil National du Numérique (janv. 2016, recommandation N°16 p.164-165) :
o « La publication de la BDES souffre d’un grand nombre d’insuffisances, qui ne permettent pas qu’elle soit véritablement utilisée par les syndicats.
o Or, dans le cadre d’une gouvernance d’entreprise qui s’appuie de plus en plus sur un ensemble de données, il est essentiel d’assurer la transparence des données clefs qui gouvernent la stratégie de l’entreprise, pour alimenter un dialogue social riche.
o Il est donc nécessaire que la BDES soit publiée sous la forme d’une véritable base de données informatique présentant de manière plus intelligible, dynamique et annualisée les informations transmises de manière récurrente aux IRP. Cela permettrait à ces dernières de véritablement les analyser et les utiliser pour nourrir leurs missions associées à leur mandat.
o Les données pourraient être publiées dans un format ouvert, afin d’être réutilisables.
o L’établissement des données devrait faire l’objet d’un dialogue et la base pourrait être co-construite avec les partenaires sociaux. »2. Avis du CESE sur "Le développement de la culture du dialogue social en France" (mai 2016, recommandation N°13 p.60) :
o « Le CESE recommande, pour s’assurer que la base de données économiques et sociales (BDES) réponde effectivement à l’objectif d’un meilleur partage des informations stratégiques entre l’employeur et les représentants des salarié.e.s, de procéder à une évaluation de sa mise en œuvre, des difficultés rencontrées, des conditions d’appropriation de cette base par les parties prenantes, de sa mobilisation au cours des procédures d’information-consultation et de négociation.
o Le CESE recommande de renforcer l’accès et la lisibilité des informations contenues dans la BDES notamment en développant des bases de données digitales permettant de répondre à de requêtes précises.
o En outre, cette évaluation devrait porter à terme sur l’articulation et la complémentarité entre la BDES et les autres documents d’information obligatoires renseignant la politique économique et sociale de l’entreprise. »3. Évolution des CE : effets et usages des nouveaux outils de consultation issus de la Loi de Sécurisation de l’Emploi (LSE) (Rapport IRES, 01.12.2016) :o « Des « solutions » informatiques avancées existent, mais elles sont encore peu déployées et les BDES observées prennent souvent la forme d’une gestion électronique de fichiers PDF ou de classeurs Excel peu exploitables (et souvent non enregistrables par les utilisateurs, sauf à réaliser de complexes captures d’écran).
Pour apparaître utile, la BDES doit offrir aux représentants du personnel des informations dont ils ne disposent pas déjà avec l’expertise ou ce qui leur était déjà communiqué en CE.
Les questions du périmètre de la BDES (société ou groupe) et de l’accès des représentants des différents niveaux (comité de groupe, d’entreprise et d’établissements) aux données des divers établissements détermineront probablement son appropriation.»4. Avis du CESE sur "Repérer, prévenir et lutter contre les discriminations syndicales" (juillet 2017, recommandation N°22 p.78) :o « Dans l’état actuel du droit, le Conseil économique, social et environnemental recommande aux entreprises de mettre à disposition des organisations syndicales dans le cadre du bilan social et/ou de la base de données économiques et sociales (BDES), des indicateurs complémentaires permettant d’apprécier par tranche d’âge, la rémunération et la qualification des salarié.e.s et des mandaté.e.s, sans préjudice du respect de la confidentialité des salaires.
Ces indicateurs permettraient de détecter les écarts sur les évolutions de carrière et de rémunération, d’en rechercher l’origine et le cas échéant, d’engager un dialogue avec la direction pour définir des actions correctives. »5. CE : les propositions du Cercle Maurice Cohen (juin 2017) :Institué fin 2015, le cercle de réflexion Maurice Cohen est le 1er think tank des comités d’entreprise. Il a présenté le 07.06.2017 le fruit de ses travaux menés depuis près d'un an.
o « La BDES doit être une vraie base de données et pas seulement une base documentaire incompréhensible.
Il faut un tableau avec six colonnes (les deux dernières années, l'année en cours et les trois années à venir) avec des chiffres permettant de mesurer facilement des évolutions. Pour les données prospectives, la faculté donnée à l'employeur de présenter des grandes tendances devrait être supprimée pour l'obliger à présenter un véritable business plan. Dernier élément, les orientations stratégiques de l'entreprise devraient inclure les opérations de fusion et cession programmées.» 
